第一章 总 则

第一条 为规范本处公文管理工作，根据学校公文管理的相关规定，结合我处实际情况，制定本管理规定。

第二条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文处理须坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条 本规定适用于后勤处及处属各单位的公文处理。

第五条 后勤处办公室在处领导和校长办公室的领导下负责后勤处公文处理工作，并指导处属各单位公文处理工作。

第二章 公文种类

第六条 公文应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。

第七条 本处主要使用的公文种类有：

（一）通告，适用于在学校一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（二）通知，适用于批转职能部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，发布规章制度，传达要求处属各单位办理、周知或者共同执行的事项。

（三）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（四）报告，适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门或领导的询问。

（五）请示，适用于向上级部门和领导请求指示、批准。

（六）函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。

（七）会议纪要，适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）上行文应当注明签发人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（二）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（三）主送机关指公文的主要受理机关，标注时应当使用全称或者规范化简称、统称。

（四）公文如有附件，应在正文之后、落款之前注明附件顺序和名称。

（五）成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。

（六）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关名称置于印发日期上方。

（七）除了“会议纪要”、“函”等公文或学校明确授权的情形外，本处不得对校外单位正式行文；除了会议纪要、“函”等常规性文件和后勤处明确授权的情形外，处属各单位不得对校外单位正式行文。

第九条 “请示”，应当一文一事，一般只写一个主送机关。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。不得既写主送机关，同时又写主送、抄送领导人。

“报告”不得夹带请示事项，公文标题不得用“请示报告”字样。

第十条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

第四章 发文办理

第十一条 本处发文办理指以后勤处名义或主办单位制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、誊印、用印、登记、分发等程序。

第十二条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。

（三）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日。

（四）公文中的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1 ”，第四层为“(1)”。

（五）使用国家法定计量单位。

（六）文内使用非规范化的简称，应当先用全称并同时注明简称。

（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（八）处属各单位草拟的公文送分管处领导、处长、校领导签发前，须经本单位负责人审核、签字，盖章后连同所有附件和电子稿一并送后勤处办公室；需其他部门协商或共同办理的，须先进行会签。

第十三条 处属各单位将公文送后勤处办公室前，应由本单位文字秘书认真审核；本处公文在送分管处领导、处长、校领导签发前，须有办公室文字秘书和办公室主任认真审核。

公文严格按流程周转，无特殊紧急情况，处属各单位不得越级将公文直接送分管处领导、处长、校领导或校长办公室签发。

第十四条 公文签发

（一）本处发文由后勤处办公室呈送处领导或校领导签发。业务性的专项问题，由主管该项工作的处领导或校领导签发；综合性的、重大问题，还应先由处务会讨论决定。

（二）后勤处办公室对不符合办文格式和程序的文件，应退回主办单位重拟。需要对正文内容作较大修改时，应与拟文单位协商。

（三）后勤处及处属各单位向校外单位发便函、会议纪要和学校授权的常规性文件时，可视文件内容，由本处或处属各单位负责人签批发出。

第十五条 需要上报的公文签发印制后须由文件主办单位负责呈送有关部门。

第十六条 后勤处办公室代表本处向处属各单位或相关部门发文。

第十七条 后勤处及处属各单位下发过程性、常规性的事务通知，由单位行文，不需印制正式公文。

第五章 收文处理

第十八条 收文处理是指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、销毁等环节。

第十九条 办公人员接收文件，须认真核对并在对方文件投递单（或传真接收单）或送文簿上签字，以示收到。

第二十条 办公室人员收到文件后应及时送本单位负责人拟办，并留底存档。处属各单位负责人对需要办理的文件，要准确、及时、简洁提出初步办理意见，并送后勤处办公室。

第二十一条 后勤处办公室收到处属各单位送办文件后，应及时报送处领导，处领导就某一文件的拟办意见作出批示。

第二十二条 后勤处办公室及处属各单位根据领导的批办意见，结合单位实际情况，进行具体公文办理。承办单位对交办的批件，必须做到件件落实，事事有回音，要求15日内办结相关事宜。对接收到的重大文件（国家、省、市及学校所发公文），应认真填写“湖南理工学院后勤处重要文件办理登记表”。

第二十三条 承办单位对需要办复的文件，根据缓急程度和办理时限要求，适时对承办工作进行查询督促，以防积压和延误。

第二十四条 各级领导签批文件时，不要用铅笔和普通圆珠笔，要签全名，并写明签批时间，以便存档。

第六章 公文归档

第二十五条 正式公文处理完毕后，签发单、草稿、文件及附件等有保存价值的文件材料要及时立卷、归档。

第二十六条 归档范围内的公文，应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理（立卷），保证档案齐全、完整。

第二十七条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第二十八条 公文在处理过程中的校对稿等不具备归档和存查价值的公文，一律销毁。销毁秘密公文应按照国家规定的保密程序进行。

第七章 附则

第二十九条 本管理规定由后勤处办公室负责解释，自2009年11月20日起施行。